Integritetspolicy
1. Vem ansvarar för dina uppgifter?
SmartInfra Nordic AB, org.nr 559561-3794, Kvarngatan 62, 174 66 Sundbyberg, Sverige, ansvarar för egen konto-, kund-, support- och faktureringsadministration på smartinfra-nordic.se och våra tjänster. Policyn omfattar SmartURai, SmartAudit, SmartQuality, SmartQuality Field för iOS/iPadOS och Android, Shot Clock Pro+ och SmartInfra Projects när personuppgifter behandlas i den tjänst du använder. Funktioner och insamlade uppgifter varierar mellan produkterna.
2. Kundorganisationens projektdata
För personuppgifter som en kundorganisation lägger in i projekt, inspektioner eller revisioner är organisationen normalt personuppgiftsansvarig. SmartInfra behandlar då uppgifterna som personuppgiftsbiträde enligt organisationens instruktioner och tillämpligt biträdesavtal. Organisationen ansvarar för rättslig grund, information till berörda personer, projektbehörigheter och beslut om lagring. Kontakta organisationen för frågor om dess behandling; vi hjälper till att hänvisa din begäran rätt.
3. Vilka uppgifter behandlas och varifrån kommer de?
Vi tar emot namn, kontakt- och företagsuppgifter, konto- och behörighetsuppgifter, beställningar, betalningsstatus och supportmeddelanden från dig, din organisation eller betalningsleverantören. Lösenord lagras som hashvärden, inte som läsbara lösenord. Tekniska loggar kan innehålla IP-adress, tidpunkter, webbläsare, enhets- eller appversion och felinformation.
Projektdata kan innehålla dokument, korrespondens, frågor och AI-svar, företagsgranskningar, enkätsvar, kontrollplaner, checklistor, inspektionsresultat, kommentarer, foton, filer och signaturer. Uppgifter kan lämnas av kollegor, projektadministratörer eller enkätrespondenter och finnas i underlag som kunden tillhandahåller eller använder i en granskning. Ladda bara upp uppgifter som behövs och som ni får behandla.
4. Ändamål och rättslig grund
När SmartInfra är personuppgiftsansvarig använder vi uppgifter för att fullgöra avtal med dig (artikel 6.1 b GDPR), för bokföring och andra rättsliga skyldigheter (6.1 c), och för berättigade intressen såsom företagskundrelationer, support, felsökning och skydd mot missbruk (6.1 f). Våra intressen vägs mot dina rättigheter. För anställda hos en företagskund är kundrelationen normalt ett berättigat intresse, inte ett personligt avtal med den anställde.
Samtycke används när det krävs för valfri spårning eller marknadsföring (6.1 a). Du kan återkalla samtycke och invända mot direktmarknadsföring. Nödvändiga konto- och faktureringsuppgifter behövs för att leverera tjänsten; utan dem kan vi inte alltid skapa konto eller genomföra köpet. Ett godkännande av användarvillkor är inte ett generellt dataskyddssamtycke.
5. AI och projektdokument
AI-funktioner behandlar instruktioner och det underlag som behövs för den valda uppgiften. Relevanta dokumentdelar kan hämtas genom sökning och skickas till avtalade AI-leverantörer tillsammans med frågan. Bearbetningen varierar mellan funktioner; vi lovar inte att varje arbetsflöde enbart överför korta textutdrag. Även frågor, utdrag och AI-svar kan innehålla personuppgifter.
Kunddokument används inte för att träna allmänna AI-modeller. Felsökning och förbättring av programvarans funktion är inte detsamma som modellträning. AI-resultat är beslutsstöd som ska granskas av människor; de ska inte ensamma avgöra beslut med rättsliga eller motsvarande betydande följder för en person.
6. SmartQuality Field: mobil behörighet och offlinearbete
Appen använder kameran när du tar ett foto och bild- eller filåtkomst när du bifogar material till projektet. Du styr enhetsbehörigheter i iOS/iPadOS eller Android. Nekad behörighet kan begränsa motsvarande funktion. En enhetsbehörighet ersätter inte organisationens skyldighet att ha rättslig grund för exempelvis foton på personer.
Projektmaterial och uppgifter för appens funktion kan lagras lokalt för offlinearbete och synkroniseras till projektmiljön när anslutning finns. Skydda enheten och kontrollera synkronisering innan appdata raderas. Appbutikerna Apple och Google behandlar själva uppgifter för butikskonton, distribution och eventuella butiksköp enligt sina integritetspolicyer. Denna policy omfattar inte deras självständiga behandling.
7. Mottagare, lagringsplats och överföringar
Projektuppgifter är tillgängliga för behöriga användare och mottagare som kundorganisationen väljer. Vi säljer inte personuppgifter. Nödvändiga uppgifter kan behandlas av leverantörer av drift, lagring, AI-bearbetning, betalningar och kommunikation, med de avtal och skydd som krävs. Render används för molndrift och Stripe för webbbetalningar. Myndigheter kan få uppgifter när lagen kräver det.
Europeisk molndrift innebär inte att all behandling hos samtliga leverantörer sker inom EU/EES. Leverantörens tjänst, region och eventuell supportåtkomst avgör om en överföring sker. Överföringar utanför EU/EES ska omfattas av ett tillämpligt beslut om adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder, exempelvis EU:s standardavtalsklausuler och kompletterande åtgärder när det behövs. Kontakta oss för information om mottagare och överföringsskydd för den tjänst du använder eller för att begära en kopia av tillämpliga skyddsåtgärder.
8. Säkerhet
Vi använder tekniska och organisatoriska skydd såsom HTTPS, behörighetskontroller, logisk separation av kundmiljöer, säkerhetsloggning och säkerhetskopiering. Åtgärderna ska anpassas till riskerna. Ingen tjänst eller enhet kan garanteras vara helt fri från säkerhetsrisker. Render-dokumentation om ISO 27001 och SOC-rapporter gäller leverantörens angivna omfattning och period; den innebär inte att SmartInfra eller samtliga appar är separat certifierade.
9. Hur länge sparas uppgifterna?
Kontouppgifter sparas så länge de behövs för konto, åtkomst och kvarstående avtalsfrågor. Projektmaterial följer kundorganisationens dokumenterade instruktioner och avtalade lagring, inte en generell fem- eller sjuårsregel för alla projekt. Fakturor och annat räkenskapsmaterial sparas enligt bokföringslagens krav.
Support- och säkerhetsuppgifter sparas utifrån behovet att avsluta ärendet, utreda incidenter eller hantera rättsliga anspråk. Marknadsföringsuppgifter tas bort när ändamålet upphör; begränsade spärruppgifter kan behöva sparas för att respektera en invändning. Säkerhetskopior kan finnas kvar under sin rotationsperiod med begränsad åtkomst. Kontakta oss för den lagringstid som gäller en viss uppgift eller kundmiljö. Lagring får inte fortsätta enbart för att uppgifterna kan vara användbara i framtiden.
10. Radera konto och projektuppgifter
Du kan begära radering via privacy@smartinfra-nordic.se. För SmartQuality Field finns Radera konto. Radering tar bort användarkontot och dess åtkomst. Redan inlämnade checklistor och inspektionsunderlag kan finnas kvar i organisationens projekt med användarkopplingen borttagen. Personuppgifter i fritext, foton eller bilagor kan fortfarande finnas kvar och måste bedömas separat. Detta är inte ett löfte om fullständig anonymisering av allt material.
Kontakta kundorganisationen för radering i dess projekt, eller oss för hjälp att hänvisa ärendet. Rätten till radering kan begränsas av lagkrav eller behov att hantera rättsliga anspråk. Avinstallation raderar inte automatiskt serverdata, och kontoradering avslutar inte automatiskt ett separat abonnemang.
11. Cookies, externa funktioner och barn
Webbplatsen använder lagring för exempelvis inloggning och språkval. Valfri Google Translate kan efter samtycke innebära anslutningar till externa leverantörer och överföring av IP-adress och webbläsaruppgifter. Läs cookiepolicyn. Samtycke ska inhämtas för valfri lagring eller spårning när det krävs; en integritetspolicy ersätter inte ett sådant val. SmartQuality Field använder appens lokala lagring för sin funktion.
Våra projekttjänster är avsedda för yrkesmässigt bruk, inte riktade till barn. Kontakta oss om du tror att uppgifter om ett barn har behandlats felaktigt.
12. Dina rättigheter, kontakt och ändringar
Du kan enligt GDPR begära tillgång, rättelse, radering, begränsning och i tillämpliga fall dataportabilitet. Du kan invända mot behandling som grundas på berättigat intresse och alltid mot direktmarknadsföring. Samtycke kan återkallas utan att tidigare laglig behandling påverkas. Vi svarar normalt inom en månad och informerar om en tillåten förlängning behövs. Vi kan behöva kontrollera identiteten på ett proportionerligt sätt.
Kontakta privacy@smartinfra-nordic.se eller support@smartinfra-nordic.se, eller skriv till adressen ovan. Du kan klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) eller annan behörig tillsynsmyndighet.
Väsentliga ändringar kommuniceras på lämpligt sätt. Fortsatt användning räknas inte som samtycke till nya behandlingsändamål. Policyn beskriver behandling och ersätter inte rättslig grund eller biträdesavtal. Uppdaterad 6 oktober 2026.
Privacy policy
1. Who is responsible for your data?
SmartInfra Nordic AB, registration number 559561-3794, Kvarngatan 62, 174 66 Sundbyberg, Sweden, is responsible for its own account, customer, support and billing administration on smartinfra-nordic.se and our services. This policy covers SmartURai, SmartAudit, SmartQuality, SmartQuality Field for iOS/iPadOS and Android, Shot Clock Pro+ and SmartInfra Projects where the service you use processes personal data. Features and collected data vary by product.
2. Your organisation’s project data
For personal data entered by a customer organisation into projects, inspections or audits, that organisation is normally the controller. SmartInfra acts as processor under its instructions and the applicable data processing agreement. The organisation determines the lawful basis, notices to individuals, project access and retention. Contact the organisation about its processing; we can help direct your request.
3. What data is processed and where does it come from?
We receive names, contact and company details, account and access information, orders, payment status and support messages from you, your organisation or the payment provider. Passwords are stored as hashes, not readable passwords. Technical logs may include IP addresses, timestamps, browser, device or app versions and error information.
Project data may include documents, correspondence, prompts and AI responses, company reviews, questionnaire answers, quality plans, checklists, inspection results, comments, photos, files and signatures. Data may be supplied by colleagues, project administrators or questionnaire respondents and appear in material the customer provides or uses in a review. Upload only information that is needed and that you are entitled to process.
4. Purposes and lawful bases
Where SmartInfra is controller, we use data to perform a contract with you (GDPR Article 6(1)(b)), meet accounting and other legal duties (6(1)(c)), and pursue legitimate interests such as business customer relationships, support, troubleshooting and preventing abuse (6(1)(f)). We balance these interests against your rights. For a business customer’s employees, the customer relationship normally involves legitimate interests rather than a personal contract with the employee.
Consent is used where required for optional tracking or marketing (6(1)(a)). You can withdraw consent and object to direct marketing. Necessary account and billing details are required to deliver the service; without them we may be unable to create an account or complete a purchase. Accepting service terms is not general privacy consent.
5. AI and project documents
AI features process instructions and the material needed for the selected task. Relevant document passages may be retrieved through search and sent to contracted AI providers together with the question. Processing varies by feature; we do not promise that every workflow transfers only short excerpts. Prompts, excerpts and AI responses may also contain personal data.
Customer documents are not used to train general-purpose AI models. Troubleshooting and improving software functionality are distinct from model training. AI results support human review and should not alone determine decisions with legal or similarly significant effects on a person.
6. SmartQuality Field: permissions and offline work
The app uses the camera when you take a photo and photo or file access when you attach material to a project. You control device permissions in iOS/iPadOS or Android. Denying a permission may limit that feature. Device permission does not replace the organisation’s duty to establish a lawful basis, for example for photos of people.
Project material and data needed for app operation may be stored locally for offline work and synchronised to the project environment when connected. Protect your device and check synchronisation before deleting app data. Apple and Google separately process data for store accounts, distribution and any store purchases under their own privacy policies. This policy does not cover their independent processing.
7. Recipients, storage and transfers
Project information is available to authorised users and recipients selected by the customer organisation. We do not sell personal data. Necessary data may be processed by hosting, storage, AI processing, payment and communication providers under the required agreements and safeguards. Render is used for cloud hosting and Stripe for website payments. Data may be disclosed to authorities where legally required.
European cloud hosting does not mean that every provider processes all data within the EU/EEA. The provider’s service, region and possible support access determine whether a transfer occurs. Transfers outside the EU/EEA must be covered by an applicable adequacy decision or appropriate safeguards, such as EU Standard Contractual Clauses and supplementary measures where needed. Contact us for service-specific recipient and transfer information or to request a copy of applicable safeguards.
8. Security
We use technical and organisational safeguards such as HTTPS, access controls, logical separation of customer environments, security logging and backups. Measures must be appropriate to the risks. No service or device can be guaranteed risk-free. Render documentation concerning ISO 27001 and SOC reports applies to that provider’s stated scope and period; it does not mean SmartInfra or every app is independently certified.
9. How long is data retained?
Account data is kept while needed for the account, access and outstanding contractual matters. Project material follows the customer organisation’s documented instructions and agreed retention, not a blanket five- or seven-year period for every project. Invoices and accounting records are retained as required by accounting law.
Support and security data is retained according to the need to resolve a case, investigate incidents or handle legal claims. Marketing data is removed when its purpose ends; limited suppression data may be retained to honour an objection. Backups may remain during their rotation period with restricted access. Contact us for the retention period applicable to particular data or a customer environment. Data must not be kept merely because it might be useful in future.
10. Deleting accounts and project data
You can request deletion at privacy@smartinfra-nordic.se. SmartQuality Field also provides Delete account. Deletion removes the user account and its access. Submitted checklists and inspection records may remain in the organisation’s project with the user association removed. Personal data within text, photos or attachments may still remain and requires separate assessment. This is not a promise of complete anonymisation of all material.
Contact the customer organisation for deletion within its projects, or us for help directing your request. Deletion rights may be limited by legal requirements or the need to handle legal claims. Uninstalling does not automatically delete server data, and deleting an account does not automatically cancel a separate subscription.
11. Cookies, external features and children
The website uses storage for functions such as login and language preferences. Optional Google Translate may, after consent, connect to external providers and transmit IP addresses and browser information. See the cookie policy. Consent must be obtained for optional storage or tracking where required; a privacy notice does not replace that choice. SmartQuality Field uses local app storage for its functionality.
Our project services are intended for professional use, not directed at children. Contact us if you believe a child’s data has been processed improperly.
12. Your rights, contact and changes
Under the GDPR you may request access, correction, erasure, restriction and, where applicable, portability. You may object to processing based on legitimate interests and always to direct marketing. Consent can be withdrawn without affecting earlier lawful processing. We normally respond within one month and explain if a permitted extension is needed. We may need to verify identity proportionately.
Contact privacy@smartinfra-nordic.se or support@smartinfra-nordic.se, or write to the address above. You may complain to the Swedish Authority for Privacy Protection (IMY) or another competent supervisory authority.
Material changes will be communicated appropriately. Continued use is not consent to new processing purposes. This notice does not replace a lawful basis or data processing agreement. Updated 6 October 2026.